Sozialversicherungsausweis und Arbeitgeber: Wann Sie ihn vorlegen müssen

Muss ich dem Arbeitgeber meinen Sozialversicherungsausweis zeigen?

Nein, Ihren Sozialversicherungsausweis müssen Sie dem Arbeitgeber in der Regel nicht mehr zeigen. Die Pflicht, den Ausweis bei Beginn einer Beschäftigung vorzulegen, ist zum 1. Januar 2023 entfallen. Das schreibt die Deutsche Rentenversicherung. An ihre Stelle ist ein automatischer Abruf getreten.

Ihr Arbeitgeber fragt die Versicherungsnummer über sein Entgeltabrechnungsprogramm bei der Datenstelle der Rentenversicherung ab. Dazu ist er nach § 28a Absatz 3a SGB IV verpflichtet, wenn ihm keine Nummer vorliegt. Die Datenstelle meldet die Nummer dann elektronisch zurück.

Gleichzeitig hat sich der Name geändert. Seit 2023 stellt die Rentenversicherung statt des Sozialversicherungsausweises (kurz SV-Ausweis) einen Versicherungsnummernachweis aus. Wer nach einem Sozialversicherungsnachweis gefragt wird, ist mit diesem Schreiben richtig. Er enthält wie bisher die Versicherungsnummer, Vornamen, Familiennamen, Geburtsnamen und das Ausstellungsdatum. Ältere Sozialversicherungsausweise bleiben gültig.

Wann muss ich den Nachweis doch vorlegen?

Den Nachweis legen Sie nur vor, wenn der Abruf des Arbeitgebers keine eindeutige Versicherungsnummer ergibt. In diesem Fall bringen Sie den Versicherungsnummernachweis oder Ihren alten Sozialversicherungsausweis bei. So beschreiben es die Deutsche Rentenversicherung und die Techniker Krankenkasse.

Allgemein gilt § 28o SGB IV. Danach müssen Beschäftigte dem Arbeitgeber die Angaben machen, die er für Meldungen und Beiträge braucht. Unterlagen legen Sie vor, soweit das erforderlich ist. Ihre übrigen persönlichen Daten entnimmt der Arbeitgeber laut Rentenversicherung amtlichen Dokumenten.

Für die Abfrage zählt nur die Nummer. Der Nachweis selbst ist Teil eines Schreibens der Rentenversicherung, eine Plastikkarte gibt es dafür nicht. In welcher Form Ihr Arbeitgeber ihn im Ausnahmefall sehen möchte, klären Sie am besten direkt mit der Personalabteilung.

Kann ich ohne Sozialversicherungsausweis einen Job anfangen?

Ja, ohne Sozialversicherungsausweis können Sie eine Stelle antreten. Hat die Datenstelle noch keine Versicherungsnummer für Sie, meldet sie dem Arbeitgeber, dass die Nummer mit der Anmeldung vergeben wird. Der Arbeitgeber erfasst dafür bei der Anmeldung die nötigen Angaben.

Den Nachweis bekommen Sie dann ohne eigenen Antrag. Die Datenstelle stellt ihn laut Rentenversicherung von Amts wegen aus, wenn sie die Nummer vergibt, vor allem bei der ersten Beschäftigung. Das gilt auch für Minijobs.

In Branchen mit Sofortmeldepflicht muss der Arbeitgeber Sie spätestens bei Arbeitsaufnahme melden. Fehlt die Nummer, gibt er stattdessen Geburtstag, Geburtsort und Anschrift an. Das regelt § 28a Absatz 4 SGB IV.

Welche Branchen haben besondere Ausweispflichten?

In elf Branchen müssen Beschäftigte bei der Arbeit ein Ausweisdokument dabeihaben. Gemeint ist der Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz. Den Behörden der Zollverwaltung müssen Sie ihn auf Verlangen zeigen. Das steht in § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.

Früher musste man in diesen Branchen den Sozialversicherungsausweis mitführen. Das gilt heute nicht mehr. Der Ausweis muss laut Zoll nicht am Körper getragen werden, er muss aber am Ort der Prüfung im Original vorliegen. Eine Kopie reicht nicht, weil sie nicht zeigt, ob das Dokument echt und gültig ist.

Die Pflicht trifft auch Selbständige und Leiharbeitnehmer, die in einer dieser Branchen arbeiten. Wer als Ausländer kontrolliert wird, muss zusätzlich Aufenthaltstitel, Duldung oder Aufenthaltsgestattung vorlegen.

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
• Fleischwirtschaft, ohne Fleischerhandwerk
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

Was passiert bei Verstößen?

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten und können ein Bußgeld kosten. Die Höchstbeträge stehen im Gesetz. Wie hoch das Bußgeld im Einzelfall ausfällt, entscheidet die zuständige Behörde.

Bei einer Kontrolle des Zolls müssen Sie die Prüfung dulden und mitwirken. Ihre Personalien müssen Sie in jedem Fall angeben. Auskünfte, mit denen Sie sich selbst oder nahe Angehörige belasten würden, dürfen Sie verweigern.

Was macht der Arbeitgeber mit meiner Versicherungsnummer?

Er braucht sie für die Meldungen zur Sozialversicherung und für die Beiträge. Mit der Nummer meldet er Sie an, ab und jedes Jahr mit Ihrem Entgelt. Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung überweist er an die Einzugsstelle. Was er gemeldet hat, muss er Ihnen nach § 28a Absatz 5 SGB IV mindestens einmal im Jahr in Textform mitteilen.

Für andere Zwecke darf er die Nummer nicht nutzen. Nach § 18f Absatz 3 SGB IV dürfen Arbeitgeber sie nur für vorgeschriebene Meldungen, die Beitragszahlung und die Abrechnung von Leistungen verarbeiten. Ordnen darf er seine Personalakten nicht nach der Versicherungsnummer.

Eine Klausel im Arbeitsvertrag ändert daran nichts. Verpflichtet Sie ein Vertrag, die Nummer für andere Zwecke anzugeben, ist diese Bestimmung nach § 18g SGB IV unwirksam.

Häufige Fragen